En AI Act-workshop får ofte mest værdi af det forarbejde, der bliver lagt, før dagen overhovedet begynder. Det er ikke en formel forberedelse i form af en stor projektplan eller en lang interessentanalyse. Det handler om at have tænkt grundlæggende igennem, hvad virksomheden faktisk har på huset af AI, og hvilke spørgsmål man kommer for at få svar på. Uden den øvelse risikerer en hel dag at gå med generelle forklaringer, mens de svar, der ville have flyttet noget, aldrig kommer frem.

Det første, der med fordel kan ligge klart inden dagen, er en kort liste over, hvem der reelt skal være med. Mange virksomheder kommer afsted med en blandet gruppe, hvor IT-ansvarlige, juridisk personale, en leder fra et fagområde og en eller to medarbejdere fra driften sidder ved samme bord. Den sammensætning fungerer ofte bedre end at sende en enkelt person, fordi AI Act rører ved både systemvalg, dataansvar, ledelsesbeslutninger og den daglige brug. Hvis kun den ene rolle er repræsenteret, ender mange af de praktiske spørgsmål med at hænge i luften.

Det næste er at have et nogenlunde realistisk billede af, hvor AI faktisk allerede bliver brugt internt. Det er ikke en udtømmende kortlægning, men en ærlig samtale i forvejen om de værktøjer, medarbejderne åbner i løbet af en almindelig uge. Det er overraskende ofte, at nogen i ledelsen tror, at der ingen AI er på huset, samtidig med at flere medarbejdere bruger generative værktøjer dagligt til e-mails, oversættelser eller udkast til rapporter. Den slags hverdagsbrug er ikke nødvendigvis et problem, men det er en del af det landskab, AI Act regulerer, og det skal frem i lyset, før workshoppen begynder.

Når listen over brug er nogenlunde på plads, er det værd at notere kort, hvilke værktøjer der faktisk behandler personoplysninger eller data om kunder, borgere og medarbejdere. Det er ikke for at sortere på forhånd, hvad der er højrisiko og lavrisiko efter AI Act. Den vurdering hører hjemme på selve workshoppen, og den kræver typisk en mere systematisk gennemgang. Men hvis der er nogle tilfælde, hvor følsomme data går igennem et AI-system, er det dem, dagen skal bruge mest tid på, og det er en fordel, at de allerede ligger på papir, når mødet starter.

Et tredje stykke forarbejde er at samle nogle konkrete eksempler fra hverdagen, som workshoppen kan tage udgangspunkt i. Det er ikke fiktive cases. Det er en e-mail, et stykke kundekommunikation, en rapport eller en arbejdsgang, hvor et AI-værktøj allerede har spillet en rolle. De konkrete eksempler er ofte det, der gør forskellen mellem en workshop, hvor deltagerne nikker og glemmer det meste, og en workshop, hvor de går derfra med en konkret idé om, hvad der skal ændres mandag morgen. De skal være præcise nok til at kunne diskuteres, og de behøver ikke være store eller særligt komplicerede.

Det er også en god idé at have nogle åbne spørgsmål med. Spørgsmål, som virksomheden ikke selv har et klart svar på, men hvor reglerne i AI Act har en betydning. Det kan være, om en bestemt anvendelse falder under en højrisikokategori. Det kan være, om en ekstern leverandør reelt er den ansvarlige for compliance, eller om virksomheden selv står med ansvaret. Det kan være, hvad der skal til, for at medarbejdere må bruge et generelt sprogværktøj til opgaver, der involverer kundedata. Den slags spørgsmål får sjældent et endegyldigt svar på en enkelt dag, men de styrer samtalen i en retning, der er nyttig for organisationen.

På medarbejdersiden hjælper det, hvis der er sket en kort introduktion til AI Act i forvejen. Det behøver ikke at være andet end et par afsnit på intranettet eller en kort mail med en forklaring af, hvad reguleringen handler om, og hvad workshoppen skal nå frem til. Det betyder, at deltagerne ikke skal bruge den første time på at finde fælles ord, og at de mere praktiske spørgsmål kommer hurtigere på bordet. Det er en lille investering, der ofte ændrer tonen i hele dagen.

Det er værd at huske, at AI Act ikke kun handler om de værktøjer, virksomheden selv har valgt. Det handler også om de værktøjer, som leverandører og samarbejdspartnere bringer ind. Hvis et CRM-system, et HR-værktøj eller et regnskabsprogram tilbyder en AI-funktion, er den med i billedet, selv om virksomheden ikke selv har bygget den. En liste over, hvilke eksterne værktøjer der har fået AI-funktioner i løbet af det seneste års tid, er typisk overraskende lang, og den hører med på dagen.

En anden ting, der ofte glipper, hvis den ikke ligger klar, er en kort beskrivelse af, hvordan virksomheden allerede behandler de nærliggende emner. Det kan være eksisterende GDPR-procedurer, eksisterende leverandøraftaler eller eksisterende politikker for, hvad medarbejdere må og ikke må bruge af eksterne tjenester. AI Act står ikke alene. Det lægger sig oven på de strukturer, der allerede er, og det er typisk lettere at vurdere, hvad der skal ændres, hvis dagsformen for det eksisterende er nogenlunde tydelig.

Til sidst er det nyttigt at have et mål for dagen, der er konkret nok til, at man bagefter kan svare på, om det blev nået. Det er sjældent et mål om at blive færdig med AI Act-compliance. Det er snarere et mål om, at deltagerne kan udpege de to eller tre vigtigste områder, hvor der skal handles, og om virksomheden har en idé om, hvem der har ansvaret for det. Den slags afgrænsede mål er typisk mere brugbare end forsøget på at dække hele reguleringen på én gang.

For den, der vil have en rolig, dansksproget indgang til, hvad en workshop kan rumme, og hvordan en forberedelse kan se ud, ligger en praktisk AI Act-workshop hos HverdagsAI som et muligt udgangspunkt. Den er beskrevet i et alment sprog, og den prøver ikke at gøre AI Act til noget, der er færdigt på en enkelt dag. Det er ofte den tone, der gør, at deltagerne kommer hjem med noget, de kan bruge, frem for et indtryk af, at reguleringen er enten triviel eller uoverskuelig.

Det vigtigste i forarbejdet er ikke, at alt er på plads. Det er, at virksomheden møder op med en realistisk fornemmelse af, hvor den står, og med nogle spørgsmål, der reelt vedrører dens egen hverdag. Når det er tilfældet, bliver workshoppen ikke en gennemgang af en lov, men en samtale om en organisation, der skal finde sin egen vej gennem den. Det er en mindre dramatisk fortælling, men det er den, der står tilbage som brugbar, når dagen er slut.